Digitale Finanzbuchhaltung - Buchführung mit Zukunft

Digitalisierung vieler Lebensbereiche
In nahezu allen Bereichen des täglichen Lebens setzt sich
die digitale Datenverarbeitung durch. Dies zeigt sich bei der digitalen Fotografie, der digitalen Verarbeitung von Strichcodes an der Ladenkasse oder den digitalen Fotos im Reisepass. Auch vor der Finanzbuchhaltung macht diese Entwicklung nicht halt. Die digitale Buchführung verbindet bewährte Qualität mit neuester Technik. Durch die Digitalisierung von Belegen werden Prozesse vereinfacht und beschleunigt. Dies führt für unsere Mandanten zu einer erheblichen Zeitersparnis und zu einem Plus an wichtigen Informationen, kurzum zu mehr Aktualität und Sicherheit.

Traditionelle Prozessabläufe
Bei der traditionellen Buchhaltung ist der Prozessablauf zeitintensiv und mit doppelten Erfassungsarbeiten verbunden. Jeden Monat werden die Belege in einen Pendelordner sortiert, teilweise müssen Belege kopiert werden. Die Unterlagen werden beim Steuerberater eingereicht und sind somit nicht jederzeit im Unternehmen verfügbar. Ein unmittelbarer Zugriff auf die Unterlagen ist nicht möglich, zeitversetzte Rückfragen zu den Belegen sind schwierig und mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Betriebswirtschaftliche Auswertungen und Offene-Posten-Listen werden sowohl im Unternehmen als auch beim Steuerberater geführt.

Prozessabläufe bei der digitalen Finanzbuchhaltung
Bei der digitalen Finanzbuchhaltung arbeiten wir mit unseren
Mandanten auf der Basis von digitalen Belegen Hand in Hand. Die Belege werden nur einmal angefasst, die Anbindung an die VRT erfolgt online über eine mit mittels Smartcard verschlüsselte Datenleitung. Dazu werden alle relevanten Belege mit einem herkömmlichen Fax oder Scanner digitalisiert. Beraterseitig werden die digitalisierten Belege dann in einem vorher festgelegten Rhythmus verbucht, auf Wunsch auch täglich. Die Finanzbuchhaltung ist so immer auf dem aktuellsten Stand und ermöglicht schnelle und zeitnahe Auswertungen.
Die verarbeiteten Belege stehen unseren Mandanten in einem digitalen Belegarchiv zur Verfügung. Durch eine Suchfunktion lassen sich Belege in sekundenschnelle finden und per Internet ortsunabhängig aufrufen. Damit sind Sie jederzeit auskunftsfähig gegenüber Kunden und Lieferanten und haben Zugriff auf alle Auswertungen bis hin zum Einzelbuchungssatz oder der Kostenstellenrechnung.
Dies gilt im Übrigen auch für den Bereich der Personalverwaltung. Fast alle Auswertungen können mit nur einem Mausklick in andere Programme, z.B. Excel, übergeben und dort für interne Auswertungen oder Planungstools weiterverwendet werden.

Vorteile der digitalen Finanzbuchhaltung
Die Vorteile zusammengefasst:
• kein Belegtransport, die Belege verlassen das Unternehmen nicht mehr
• Rückfragen zu Belegen können sofort beantwortet werden
• elektronisch durchsuchbares Belegarchiv
• Doppelarbeiten entfallen (kopieren, Führen von Mahnlisten, etc.)
• kein Termindruck bei Fristen (z.B. Umsatzsteuervoranmeldung)
• Sie sind immer auskunftsfähig, bei der Suche nach Belegen aus früheren Jahren entfällt die Suche im Archiv
• aktuellere Buchführung durch zeitnahe Belegbearbeitung
• offenen Posten der Debitoren und Kreditoren sind aktuell verfügbar und können für die Liquiditätsplanung herangezogen werden
• aktuelle Auswertungen zur Unternehmenssteuerung
• Ablage nach Ihren Bedürfnissen
• Übernahme von Bürotätigkeiten durch die VRT, z.B. Mahnwesen und Zahlungsverkehr

Zahlungsverkehr
Aufgrund der Aktualität der Finanzbuchhaltung können wir unseren Mandaten zusätzlich anbieten, den Zahlungsverkehr zu übernehmen. Auf Basis von Fälligkeitslisten werden Zahlungsvorschläge erstellt, die nach der Freigabe durch den Mandanten an das Rechenzentrum der jeweiligen Bank übermittelt werden. Welche Rechnung wann und wie bezahlt wird, entscheidet selbstverständlich nach wie vor der Mandant. Sie als Mandant können auch selbst aus diesem System heraus bezahlen, ohne dass Sie dazu die erfassten Daten nochmals in ihre Banksoftware eingeben müssen.
Somit ist der Mandant jederzeit über seinen aktuellen Liquiditätsstatus informiert. Durch aktuelle Auswertungen, wie Analyse der Zahlungsziele, Offene-Posten-Listen, ABC – Analyse der Kunden und Lieferanten und dem Frühwarnsystem zur Erkennung von Liquiditätsengpässen, wird eine aktive Liquiditätssteuerung möglich.
Wir dokumentieren übersichtlich alle Vorgänge, angefangen von den Zahlungseingängen über die Zahlungsvorschlagslisten bis zu den Zahlungsausgängen. In Kürze werden die wichtigsten Informationen auf Ihren Belegen vom System automatisch erkannt, so dass derzeit noch notwendige Erfassungsarbeiten für den Zahlungsverkehr entfallen.

Debitorenmanagement (Mahnwesen)
Als letzte Stufe im Konzept der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bietet es sich an, das Mahnwesen auszulagern. Ein professionelles
Forderungsmanagement vermeidet Forderungsausfälle und sichert Liquidität. Im Unternehmen wird durch ein ausgelagertes Forderungsmanagement der Verwaltungsaufwand reduziert und die Kundenbeziehungen bleiben unbelastet, weil der Mandant gegenüber dem Kunden seriös vom Steuerberater vertreten wird. In enger Rücksprache mit dem Mandanten verläuft das Mahnverfahren in vier Stufen:
1. Stufe: Mahnung (schriftlich oder telefonisch) nach Fälligkeit
               der Rechnung
2. Stufe: Mahnung nach weiteren 14 Tagen (schriftlich oder
               telefonisch)
3. Stufe: Mahnung nach weiteren 14 Tagen in schriftlicher
               Form mit einer letzten Fristsetzung
4. Stufe: nach Fristablauf erfolgt nach Rücksprache mit dem
               Mandanten die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens
Auch hier werden alle Maßnahmen dokumentiert und dem Mandanten kommuniziert, so dass dieser jederzeit einen aktuellen Überblick über seinen Forderungsstatus hat.

Schrifterkennung
Ein weiteres Highlight wird voraussichtlich zur Cebit 2008 erscheinen. In das bestehende System wird eine sogenannte OCR-Erkennung eingepflegt. Wichtige Zahlungsverkehrsinformationen werden mittels dieser Schrifterkennung automatisch vom System ausgelesen und müssen nicht mehr manuell erfasst werden. Dies spart Zeit und senkt die Fehleranfälligkeit. Die Systeme sind bis hin zu einer Prozessoptimierung und dem Einsatz bzw. der Anbindung eines Dokumentenmanagementsystems mit Workflow-Komponenten erweiterbar. Im Falle des Einsatzes eines Dokumentenmanagementsystems werden alle Dokumente im Unternehmen gescannt und sowohl den Sachbearbeitern als auch der internen Buchhaltung auf elektronischem Wege zur Verfügung gestellt.
Wir denken, dass einem solch innovativen System im Bereich der Buchführung die Zukunft gehört und freuen uns auf Ihre Anfragen zu diesem Schwerpunktthema. Für weitere Informationen stehen Herr Kopp und Herr Strunk gerne für Sie zur Verfügung.[13.12.2007]