VRT Aktuell

Nachweispflichten und Datenzugriff

Unternehmer, die in ihrem Tagesgeschäft zur Abwicklung der Bargeschäfte Registrierkassen einsetzen, sehen sich bei Betriebsprüfungen immer häufiger erhöhten Nachweispflichten der Finanzverwaltung ausgesetzt.

Alle steuerrelevanten Daten unterliegen seit dem 1.1.2002 dem Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung. In der Vergangenheit wurden oft nur die Daten der Finanzbuchhaltung von der Betriebsprüfung angefordert. Die Finanzverwaltung geht jedoch immer häufiger dazu über, Daten einer eingesetzten elektronischen Registrierkasse maschinell auszuwerten. Zu diesem Zweck steht allen steuerlichen Prüfungsdiensten eine leistungsfähige Software zur Verfügung, deren bundeseinheitlich vorprogrammierte Prüfroutinen eine umfangsreiche Analyse von Bareinnahmen ermöglichen.

Verschärfte Anforderungen

Die Finanzverwaltung hat die Anforderungen für die Datenhaltung einer Registrierkasse zuletzt nochmals präzisiert. Grundsätzlich festzuhalten bleibt, dass beim Einsatz einer Registrierkasse für die Einnahmenerfassung die formellen Vorschriften, wie vollständige Aufbewahrung von Belegen und der steuerrelevanten Daten, einzuhalten sind.

Auch die in Kassensystemen enthaltenen Warenwirtschaftssysteme sind in digitaler Form aufbewahrungspflichtig.

Elektronisch erzeugte Daten müssen innerhalb der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Eine verdichtete elektronische Aufbewahrung dieser Daten - etwa der Rechnungsendsummen - ist ebenso wie die Aufbewahrung eines Ausdrucks nicht ausreichend. Alle steuerrelevanten Einzeldaten jedes einzelnen Gerätes müssen aufbewahrt werden. Hierzu gehören insbesondere die Speicherung und Archivierung der Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten.

Prüfungsmöglichkeiten

Mit den Journal- und Auswertungsdaten kann die Vollständigkeit der Einnahmen überprüft werden, während bei den Programmier- und Stammdatenänderungsdaten das eingesetzte Kassensystem auf die Ordnungsmäßigkeit nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger EDV-gestützter Buchführungssysteme überprüft werden kann. Aufzeichnungen der Zahlungsart (bar oder unbar), des Einsatzortes der Geräte sowie die Aufbewahrung der Organisationsunterlagen (Bedienungsanleitung) sind weitere Anforderungen im Zusammenhang mit den aufzubewahrenden Daten.

Ist eine Speicherung innerhalb des eingesetzten Systems mangels Speicherplatz nicht möglich, müssen die Daten unverändert und unveränderbar in ein Archivsystem exportiert werden.

Übergangsfrist für ältere Kassensysteme

Nach einer vom Gesetzgeber gewährten Übergangsregelung dürfen ältere Geräte, die bauartbedingt eine Datenaufzeichnung nicht ermöglichen, bis zum 31.12.2016 verwendet werden. Bei diesen älteren Geräten muss zunächst geprüft werden, ob Softwareanpassungen und Speichererweiterungen durchgeführt werden können, um die oben beschriebene Datenvorhaltung zu ermöglichen. Sind Umrüstungsmaßnahmen nicht möglich (Bescheinigung des Kassenherstellers bzw. -aufstellers empfehlenswert) muss der Datenexport über eine Schnittstellenfunktion geprüft werden.

Ist die Kasse nicht umrüstbar oder sind die Daten nicht auslagerungsfähig, müssen auch in diesem Fall die Bedienungs- und Programmieranleitungen, die Programmabrufe nach jeder Änderung (z.B. der Artikelpreise), die Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. für die Unterdrückung von Speichern, Daten, Auswertungen und Stornos) aufbewahrt werden. Weiterhin müssen der Finanzverwaltung die erstellten Rechnungen, die Tagesendsummenbons mit fortlaufender Z-Nummer, die Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen und Aufzeichnungen über den Zahlungsweg (bar oder unbar) auch in Papierform aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich weiterhin, täglich den Kassenbestand zu zählen und mit einem Zählprotokoll festzuhalten.

Sanktionen der Finanzverwaltung

Werden die elektronischen Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht oder nicht innerhalb einer angemessenen Frist zugänglich gemacht, kann ein Verzögerungsgeld zwischen 2.500 € bis max. 250.000 € festgesetzt werden. Des Weiteren droht bei einer Nichtbeachtung der seitens der Finanzverwaltung aufgestellten Anforderungen eine Hinzuschätzung von Erlösen und somit eine Erhöhung der Steuerlast. Aufgrund der Vielzahl der eingesetzten Kassentypen kann nur der Hersteller eine nachprüfbare Bewertung der vorhandenen Möglichkeiten abgeben. Die Feststellungslast liegt jedoch beim jeweiligen Steuerpflichtigen