VRT Aktuell

Bisherige Rechtslage

Nach bis dato geltender Rechtsstand werden elektronische Rechnungen für Zwecke der Umsatzsteuer nur dann anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gewährleistet ist. Diese Anforderungen haben sich als nicht praktikabel herausgestellt, denn hierdurch wird bei der in der betrieblichen Praxis vorherrschenden Übermittlung im PDF- oder ähnlichem Format ohne qualifizierte elektronische Signatur der Vorsteuerabzug versagt.

Erleichterungen durch das Steuervereinfachungsgesetz

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 werden die Anforderungen nun deutlich niedriger angesetzt. Die verringerten Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung gelten bereits für Umsätze, die nach dem 30.6.2011 ausgeführt werden.

Die gesetzliche Neufassung dient der umsatzsteuerlichen

Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen. Eine elektronische Rechnung wird nun definiert als eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, per Computer-,Telefax- oder Fax-Server (nicht aber Standard-Telefax) oder im Wege des Datenträgeraustauschs übermittelt werden. Das Erfordernis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts bleiben als abstrakte Voraussetzungen für die umsatzsteuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen bestehen; jedoch werden die sonstigen Vorgaben für elektronische Rechnungen aufgegeben. Somit sind keine technischen Verfahren mehr vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen. Die Regelung ist technologieneutral ausgestaltet. Selbst die Übermittlung als schlichte E-Mail ohne Signatur würde ausreichen.

Kriterienkatalog

Nach einem vom Bundesministerium der Finanzen erarbeiteten Kriterienkatalog ist die Echtheit der Herkunft gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung nicht geändert wurden. Die Lesbarkeit einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Rechnungen in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben wurden.

Unternehmerische Kontrollmechanismen

Jeder Unternehmer legt selbst fest, in welcher Weise die genannten Voraussetzungen erfüllt werden. Jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, ist geeignet. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist nach BMF auch ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde, der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat. In der einfachsten Form besteht das innerbetriebliche Kontrollverfahren danach aus einem manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein. Dabei sollte der manuelle Abgleich auf der Rechnung dokumentiert werden. Zu guter Letzt ist für eine elektronische Rechnung die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Hierbei kann es sich um eine ausdrückliche Zustimmung oder um eine konkludente Zustimmung z. B. durch Bezahlung der Rechnung handeln.

Archivierung

Zu beachten sind daneben die Anforderungen an die Archivierung: Elektronische Rechnungen dürfen nicht nach dem Ausdruck ausschließlich in Papierform aufbewahrt werden; ein Medienbruch ist in diesem Fall unzulässig. Für elektronische Rechnungen hat grundsätzlich auch eine elektronische Aufbewahrung zu erfolgen. Die Archivierung hat im Originalzustand vor einer evtl. Verarbeitung oder Umwandlung stattzufinden. Die Aufbewahrung hat somit in dem elektronischen Format zu erfolgen, in dem die Rechnung empfangen wurde und dies auf einem Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt.

Positive Entwicklung

Insgesamt orientiert sich die gesetzliche Neuregelung deutlich mehr an der betrieblichen Praxis und beseitigt formale Hürden. Bei sorgfältiger Kontrolle und Archivierung ist damit auch bei elektronischen Rechnungen der Vorsteuerabzug nunmehr sichergestellt.